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Cómo resolver un problema rápido y de modo asertivo

Es inevitable tener problemas, es parte de la vida. Las empresas no son la excepción. La cuestión es que si no tienes la capacidad para resolver esos problemas, se detendrá todo y además, es posible que vuelva a ocurrir la misma circunstancia. Luego, tendrás un problema más: que pasas todo tu tiempo apagando incendios y no tienes tiempo de evitarlos.

Para que lo anterior no te ocurra, te voy a dar 5 pasos que te apoyaran a resolver problemas de modo contundente si los llevas a cabo:

1. Identifica quién tiene la capacidad de resolver el problema

Por lo general, un problema considerado fuerte, es el resultado de varios descuidos u omisiones más pequeños que, por ser pequeños, no se les prestó la atención necesaria. Buscar al culpable en ese momento podría meterte en una espiral donde todos se estarán aventando la responsabilidad. Lo único que pasará es que perderás tiempo valioso.

Lo mejor es enfocarse en cómo se resuelve y quién o quiénes tienen la capacidad para resolverlo. Una vez que sepas quién lo puede resolver, es necesario que le hagas comprender la importancia que tiene para ti y lo persuadas para que le dé prioridad. Hay veces que quien puede resolver un problema nuestro, no tiene ninguna consecuencia si el problema queda sin resolver. Eso significa que tiene que dar su tiempo para atender algo que no tendría que hacer.

2. Da seguimiento a la solución

Establece quién hace qué y en cuanto tiempo. Si no específicas de manera directa quién debe hacer cada cosa, corres el riesgo de que la instrucción no haya sido comprendida. También, que cada persona te diga qué le corresponde, sólo para garantizar que comprende su responsabilidad. Fija también un horario para verificar que cada persona vaya avanzando de acuerdo a lo esperado. Dependiendo de la urgencia, puede ser cada 20 minutos, 10 o 5.

No asumas que los demás piensan como tú, y menos cuando están bajo presión.

Leer: Habla y Cautiva: La llave secreta para influir la mente de una persona.

3. Identifica la posible causa del problema

Una vez que hayas resuelto el problema, entonces investiga dónde se originó todo. De momento no busques culpables, sólo sigue la línea de sucesos que llevaron las cosas hasta esa situación. Esfuérzate en identificar hasta los detalles más pequeños que podrían parecer insignificantes.

4. Crea un mecanismo para que no se repita

Una vez que hayas identificado los puntos de ruptura, verifica si está establecido un procedimiento claro antes de ir con el personal a cargo. Si no hay un procedimiento, entonces encamínate a encontrar por qué no lo hay. Aquí podría ser porque nunca se había pensado o porque alguien debía hacerlo y no lo ha realizado. Se no se había pensado, establece quién lo hará y en qué fecha lo entregará. Si alguien debería hacerlo y no lo desarrollo, investiga la causa y asigna una fecha de entrega.

Si sí había procedimiento elaborado y el trabajador decidió hacerlo a su modo, dando pie al problema, requieres verificar dos situaciones: la primera es saber si su falta se debió a que no tiene el perfil para el puesto y la segunda es si la falta se debió a su negligencia. Una vez que identifiques cuál de las dos razones es, decide qué es lo mejor para la organización.

Como mencione antes, un problema fuerte, da varias alertas pequeñas que la gente pasa por alto. Entonces, el proceso anterior lo requieres hacer en todas las áreas donde esas alertas no fueron detectadas. Debes asegurarte de minimizar al máximo la posibilidad de que se vuelva a hacer otro incendio derivado de la misma circunstancia.

5. Monitorea sí el mecanismo da resultados

Lo ideal es que pudieras hacer unas pruebas para verificar que el nuevo mecanismo funciona correctamente. Tal vez, generar en el inicio el mismo problema para ver si sí es detectado desde el inicio. Luego, intencionalmente, dejar que pase al siguiente punto sin avisar a los involucrados para verificar si es detectado. Así hasta el último filtro.

Es posible que haya que hacer algunos ajustes adicionales, tómalo con calma. También, asimila que este proceso te tomará tiempo; pero piensa que te tomará tiempo sólo una vez. Ya que el nuevo mecanismo haya mostrado que funciona correctamente, te liberará tiempo y te dará mayor tranquilidad.

Para todo lo anterior, es imprescindible que sepas cómo hablar e influir a las personas, debido a que la situación es tensa y podría mal interpretarse tu mensaje. Para saber más sobre cómo influir a las personas, da clic aquí.