Podcast 52 | Como dar instrucciones con mayor precisión

Hoy vas aprender cómo dar instrucciones con mayor precisión.

Hola ¿Qué tal, amantes de la persuasión? Te habla y te saluda Ariel Ortuño, y nuevamente, es un gusto tenerte en este podcast.

Cuando comencé mi carrera, uno de los primeros clientes que tuve, me pidió que hiciera varios artículos para sus páginas web. Nos pusimos de acuerdo para tener una estructura y formato específicos, y empecé a escribir.

Le mandé el primer artículo, para consultarle y me dijera si estaba redactado de la manera que él deseaba y no me respondió por escrito, sino que más bien, lo hizo en una llamada, me dijo que estaba de acuerdo con mi propuesta.

Después, me puse como máquina, a escribir y a redactar gran cantidad de artículos importantes. Para cuando se los envié, él estaba un tanto estresado y enseguida, me empezó a reclamar de que los artículos no estaban con la estructura que habíamos acordado, que había cambiado cosas y un largo etcétera.

Yo argumenté que le había mandado un artículo y que éste, le había agradado y que él incluso me dijo que ya no era necesario que le mandara lo demás, porque así había sido y aun así, dijo que no, que eso no había ocurrido nunca.

Comprendí entonces, que era importante asentar por escrito, las cosas que yo iba a entregar a mis clientes y que ellos pudieran también saberlo; no por mala fe, sino porque se les podía olvidar, aunque más de alguno, sí resultaría ventajoso.

Luego, me tocó trabajar con otro cliente, con el que dábamos entrenamientos de manera conjunta. Él me pedía que yo hiciera ciertos ejercicios y ciertas dinámicas de determinada forma, muy a su estilo y a su forma de ser.

Yo, aunque no compaginaba con algunas ideas, de todas maneras, decidí hacerlo, por el deseo de tener “horas de vuelo” (horas de práctica) y sobre todo también, para tener trabajo, así que, a la hora de ejecutar los ejercicios como él me lo había pedido, había ocasiones en que, al terminar de hacerlos, el cliente me comentaba, que debía cambiarle algunas cosas.

Yo le explicaba: - ¡me acabas de decir, hace un momento, que lo querías de esa manera! y él decía que no era cierto, que no había sido así. Nuevamente concluí, que todo lo que compartimos, si no está asentado por escrito, es muy probable que se nos olvide.

El problema es que, tenemos la tendencia a expresar la comunicación de manera equivocada:

  • Lo que estamos diciendo
  • Lo que pensamos

Se nos olvida lo que hemos acordado y en algunas ocasiones, cambiamos nuestra forma de pensar y la instrucción que dimos, ya no es la correcta.

Como líder, esto es un problema para tus trabajadores y de parte de tus trabajadores, es también es un problema para ti.

Imagínate que hacemos una línea de 10 personas, tú le cuentas una historia de cinco minutos a la segunda persona, la segunda a la tercera, la tercera a la cuarta y así sucesivamente hasta que llegan a la décima persona. Cuando la décima persona te platique la misma historia, ya no va a ser la misma.

Y quiero que comprendas que, en el camino, se distorsionó, pero no porque la gente sea mala, no porque querían arruinar la historia, no porque querían manipular. Simplemente, porque así funciona nuestra mente, distorsiona de manera constante.

De hecho, esto se deriva de un “sesgo cognitivo” llamado o conocido más bien como: “Efecto del falso consenso” que es la tendencia a pensar que todos tienen las mismas ideas que tú tienes, y que ellos asumen y concluyen, lo mismo que tú concluyes. ¡Esto es un problema!

La solución, al momento de expresarte y para que tus instrucciones sean claras, es la siguiente:

  1. Detalla el proceso por escrito.

No necesariamente todo el proceso, porque si tienes que detallarlo todo, quiere decir, que aún no lo has escrito y menos aún, tu organización lo tiene. En tal caso, lo escribes una vez y ya, y quizá, ni siquiera tienes que hacerlo tú.

Pero, cuando me refiero a que detalles el proceso, es a que escribas, qué está permitido y qué no, para que seas muy claro. Es decir, tienes libertad de hacer lo que tengas que hacer, para que logres este resultado que quiero, pero esto es lo que no puedes hacer y esto es lo que, si puedes hacer, cuando mucho.

Por ejemplo, un agente de ventas tiene que saber cuál es el precio máximo y cuál es el precio mínimo que puede dar, sobre el producto que vende, para que, sobre ese rango pueda moverse, de acuerdo a las posibilidades de su cliente y a la cantidad de comisión que quiera ganar.

  1. Sé muy claro en el resultado que deseas.

He aprendido que, cuando uno de mis posibles clientes, no tiene claro cuál es el resultado que quiere ver, es difícil que yo pueda trabajar con dicho prospecto, porque no sé cómo va a quedar satisfecho. Necesito tener claro, qué es lo que quiere de mí.

Al igual que tú, cuando das una instrucción, necesitas ser muy preciso, no dejes nada ambiguo, no des instrucciones del tipo: “¡Quiero que se resuelva!” Es válido, pero no estás diciendo, cómo quieres que se resuelva, ni cuándo quieres que se resuelva, ni siquiera, que la situación se resuelva a tu favor o no. Simplemente estás diciendo que quieres que se resuelva, ¡eso es muy ambiguo!, necesitas ser muy específico, en el resultado que quieres obtener.

  1. Indica el momento exacto, de inicio o de entrega, de lo que sea que estés negociando.

Por ejemplo, si se tiene que concretar algún viaje, un negocio, algún documento o algún reporte; especifica el día y la hora en la que quieres tenerlo. O si se va a iniciar una campaña o se va arrancar un proyecto nuevo, sé muy claro en qué día debe iniciar ese proyecto.

Cuando dices: “Pues el mes que entra, a principio de mes o a fin de mes.” Toma conciencia de que, inicio de mes, puede ser hasta el día 14 y fin de mes puede empezar el día 16. ¡Eso es muy relativo! por eso debes ser muy concreto en la instrucción, de cuándo quieres que se realice tal o cual cosa.

  1. Nombra de manera directa, quién va a ser responsable.

Que todos sepan, quién se va a hacer cargo, de que ese resultado se dé o quién es el encargado del proyecto. Si no lo haces de esta manera, la persona que elijas, podría no tener la jerarquía suficiente, podría hacerse la occisa o ni siquiera, darse cuenta de que es su responsabilidad.

También, si el trabajo lo van a realizar varias personas, detalla el nombre y actividades de cada uno de los involucrados, para que cada quien tenga perfectamente claro, qué es lo que se espera de él o de ella y en qué tiempo, dentro de las instrucciones que estás dando.

Cuando estamos hablando de tu trabajo, es más fácil, que puedas llevar a cabo la tarea de pasar todas las instrucciones por escrito. De hecho, aunque no siempre puedas, por la premura, es importante que dejes algo diferente de lo que acabas de dar de instrucción.

Por ejemplo, si das una instrucción mientras estás platicando con otros colaboradores, inmediatamente, en cuando tengas oportunidad, mándale un correo o un WhatsApp, donde, de manera escrita, le digas algo así como: “De acuerdo a la conversación que tuvimos, hace unos momentos, lo que vas hacer es esto, esto y esto” para que quede asentado por escrito. O también le puedes mandar un audio por WhatsApp, para que te sea más fácil.

Cuando estamos fuera del trabajo podría parecer que es menos sencillo, sin embargo, gracias a la tecnología, es igual de fácil. Lo único que necesitas hacer, es dar la instrucción y después enviar un WhatsApp, especificando cuál fue la instrucción y qué es lo que se espera.

Con esta acción, te vas a evitar muchísimos problemas y, sobre todo, las personas van a tener acceso de manera más fácil, a lo que tú estás pidiendo.

En el supuesto de que no revisen el WhatsApp que les enviaste, ¡pues bueno!, eso ya no se puede controlar. Sin embargo, la información ya esta enviada, con la característica que te dije.

Entonces, recuerda los cuatro puntos que son importantes:

  1. Detalla el proceso por escrito. Qué no está permitido y qué es indispensable.
  2. Sé muy claro en el resultado que deseas.
  3. Indica el momento exacto de entrega o inicio.
  4. Nombra de manera directa, quién es el responsable o qué hace cada cual, en el caso de que sean varias personas las involucradas.

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Vete preparando, porque en los próximos días, estará en preventa. Y recuerda, estás a una frase de inspirar al mundo.

Publicado en Liderazgo y Persuasión.

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