Podcast 07 | Cómo dejar de apagar fuegos y liberar tu tiempo

Hoy te voy a hablar sobre cómo ser más productivo al ser líder de un equipo. Decidí hablar sobre productividad porque es un tema que muchas personas no tienen completamente claro. Además, también porque de acuerdo a datos del Inegi, hasta el tercer trimestre del año pasado, México llevaba acumulado un año y medio de contracción de la productividad nacional. Es decir, los mexicanos trabajan más, pero hacen menos.

La ley de Parkinson dice: el trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Para este caso, me gusta ejemplificarlo con el tiempo que tardas en salir de tu casa por la mañana desde que te despiertas. En general, una persona puede tardar cerca de 2 horas en hacer todo su ritual matutino; pero, si por alguna razón se despierta tarde y sólo tiene 30 minutos para salir, hará lo que realmente es importante y necesario para salir a tiempo.

Ahora bien, esto no quiere decir que debes hacer todo al último momento con la menor cantidad de tiempo. Más bien, mi interés es que te enfoques en aprovechar mejor el tiempo que ya tienes. Hago esta aclaración porque hay personas que, en aras de mejorar su productividad, retrasan sus acciones y disminuyen la calidad de estás.

Es una cuestión de equilibrio donde encuentras el plazo mínimo de tiempo, que te permite tener la calidad máxima de eficiencia. En una ocasión participe en un desayuno para autores de libros y en la mesa que me asignaron había un caballero autor de un libro sobre poesía. Me pregunto: ¿cuánto tiempo te llevo escribir tu libro? Dado que no sabía que soy autor de varios títulos. Le respondí que el último me tomó tres meses. El respondió con aires de grandeza: a mí me tomó 24 años escribir mi libro. ¿Cuánto tiempo es mejor para escribir un libro? ¿La calidad del contenido está completamente relacionada con el timpo que tardas en escribirlo? No necesariamente.

Dependerá de muchos factores, pero el tiempo que tardes en escribir el libro, no es el factor más relevante. Para mí, ha sido una cuestión de disciplina y enfoque. En el año 2018 publique mi primer libro: La llave secreta para influir la mente de una persona. Son cerca de 70 mil palabras en más de 300 páginas. En el año 2019, publique tres libros: Cómo dominar tu mente para vender más, 26 sencillas técnicas de persuasión que puedes usar con todos y 22 trucos psicológicos para aumentar tu liderazgo. Y cómo te mencioné al inicio, este año ya tengo programados dos libros y estoy por terminar otro, que será mi séptimo libro.

Dependiendo de la profundidad de análisis que tengas que hacer, según el tipo de lector al que quieres llegar, podrías tardar más o menos tiempo. Pero el secreto principal, es la disciplina y la constancia. Cuando escribo, me levanto a las 5 de la  mañana y lo primero que hago es escribir. La meta es escribir mil palabras por día, al menos seis días a la semana. Si mi objetivo es un libro de treinta mil palabras, tendría que lograr alrededor de 5 mil palabras por semana. Eso quiere decir que podría terminar el libro en 6 semanas, mes y medio.

Hay personas que escriben doscientas palabras cada mes o mes y medio. Luego saben de mí y se sorprenden pensando que tengo una cualidad exclusiva con la que nací. Cuando les digo que sólo se trata de disciplina, constancia y enfoque, no me creen. Y que no me crean está bien, el problema es que no lo ponen en práctica jamás; pero sí quieren que sus libros tengan la etiqueta de Más vendidos como los míos.

De este modo, mi intención es que comprendas que debes reducir el tiempo de tus actividades tanto como puedas mientras la calidad no disminuya. Te parecerá cómico, pero hay gente que va al baño a hacer caca y si lleva su celular, se tarda 10 minutos más. Nada más ten precaución de no obsesionarte con esto porque no puedes controlar todos los tiempos de todas tus actividades. Siempre, siempre, siempre, hay factores que pueden importunar tus planes.

Yo, escribo a las 5 de la mañana porque es difícil que alguien me busque a esa hora. Sin embargo hay días que tengo que viajar y no puedo escribir, o noches que debo dormirme más tarde y prefiero dormir bien a levantarme temprano.

La primera pregunta que debes hacerte es: ¿Cómo separar mis actividades?

La segunda pregunta que debes hacerte es: ¿Cómo saber qué actividades son más importantes?

Vamos con la respuesta a la primera pregunta: ¿Cómo separar mis actividades?

Steve Covey, en su libro “Los 7 habitos de las personas altamente efectivas” habla sobre la estrategia que usaba el presidente número 34 de EEUU y que hoy se conoce cómo “La caja de Eisenhower”. Se trata de dividir tus actividades en 4 tipos de acciones:

  1. Acciones que son importantes y urgentes
  2. Acciones que son importantes, pero no son urgentes
  3. Acciones que son urgentes, pero que no son importantes
  4. Acciones que no son urgentes y que no son importantes

Normalmente, las acciones importantes y urgentes, son los fuegos que tienes que apagar porque algo no salió como esperabas. Aquí hay situaciones que siempre estarán presentes porque no puedes controlarlo todo. La intención es que tu enfoque sea en no trabajar en esta área.

Las acciones importantes y que no son urgentes, es el área en la que deberías enfocar la mayor cantidad de tu esfuerzo. Para ello, te explicaré más adelante cómo hacerlo porque esta área es la que más nos interesa.

Las actividades urgentes, pero no importantes; suelen ser demandas de terceros. Aquí lo que tienes que aprender es a decir no.

El área de acciones que no son urgentes y que no son importantes, existe porque alguna de estas actividades, sino se atiende, podría convertirse en urgente e importante. Por ejemplo, lavar los interiores de tu coche. Cuando lo acabas de comprar no es urgente y no es importante, pero si no le prestas atención, llegará un momento en que será importante y un tiempo después, será urgente.

La primera pregunta era: ¿Cómo separar las actividades? Y ya lo vimos con La caja de Eisenhower

Ahora la segunda pregunta: ¿Cómo saber qué actividades son más importantes? Ahora tomará más sentido porque son las actividades que vas a incluir en la segunda área de La caja Eisenhower, Acciones importantes, pero que no son urgentes.

Antes cómo identificar qué actividades irán aquí y de qué manera administrar tu tiempo para lograr tu objetivo, quiero hablarte del Efecto Compuesto explicado por Darren Hardy.

El efecto compuesto, se refiere a que es más conveniente tener acciones pequeñas diarias y constantes, que realizar proezas una vez cada mucho tiempo. Es mejor que hagas 10 minutos al día de ejercicio a que hagas 70 minutos únicamente el domingo o que, por ser sólo 10 minutos, pienses que no tiene importancia y no lo hagas.

La mayoría vivimos en una cultura de comidas rápidas, donde todo lo queremos al instante y sin mayor complicación; demeritando el resultado a largo plazo del trabajo constante y enfocado. Las personas que quieren escribir un libro y no lo han lograda, es porque piensan que deben sentarse un fin de semana mientras la inspiración llega a ellos y que si no es así, no son buenos para escribir. Si tan sólo escribieran cien palabras al día, en un año tendría un libro de 30 mil palabras.

Un gran problema cuando la gente quiere incrementar su productividad, es que al revisar sus tiempos, descubren que tiene muchos espacios mal utilizados y saturan su agenda. El resultado es que “las actividades urgentes e importantes” no les permiten seguir su plan. Se desaniman y aseguran que es imposible organizar su tiempo.

Lo que sucede en realidad, es que no se están enfocando en qué resultados quieren a largo plazo. Vamos a partir de 5 a 10 años. Si yo, cómo líder de un grupo, quiero más tiempo para mí, necesito que mi organización cumpla con tres factores:

  1. Que cada puesto tenga bien detallado cuál es el perfil de colaborador que se necesita.
  2. Que cada puesto tenga por escrito todos los procesos de las actividades a realizar.
  3. Que cada puesto, pertenezca a un grupo de capacitación y motivación constante.

Para crear lo anterior, necesitas asignar un tiempo de tu día y realizar las acciones que te llevarán a tenerlo listo…. En 3 o 5 años. Eso dependerá de cuánto tiempo puedas asignar y de qué tan grande sea tu organización. El asunto, es que no verás mucho avance los primeros meses y tu mente comenzará a jugar contigo diciéndote que estás perdiendo el tiempo, que deberías enfocarte en las cosas más urgentes, que no se ve ningún avance, etc., pero tú debes de seguir. Enfoque, constancia y disciplina.

Así, las actividades que necesitas marcar cómo importantes, pero no urgentes, son todas aquellas que a largo plazo, te darán un gran beneficio. Desarrollo de habilidades, incrementar conocimientos, liberar tiempo, crear riqueza, mejorar tu relación de pareja, dar tiempo a tus hijos, etc.

Si eres como la mayoría, seguramente aun no haces nada de lo que estás escuchando y para ello, te daré una recomendación muy especial.

Stew Friedman, recomienda que equilibres tu vida en 4 áreas: trabajo, familia, comunidad y tiempo para ti.

Bajo este esquema, la recomendación es que añadas una actividad de cada área a tu agenda por día. No tiene que ser la gran hazaña, sólo debes incluir cada área en tu día a día. Para estas 4 actividades, te asignarás una hora de inicio y una hora te termino. Ahora, para que la mayoría de los días cumplas tu cometido, debes reflexionar muy bien en qué hora del día, tienes más posibilidades de realizar dicha actividad sin que seas interrumpido. También, por qué medios puedes ser interrumpido. Voy a darte un ejemplo de cada área.

Trabajo: Decides trabajar en los procesos de tu empresa o de tu área para que tus colaboradores no necesiten de ti. Así, que decides que de 8:30 a 9:30 de la mañana, no atenderás a nadie. El asunto es que en tu mercado, la mayor cantidad de problemas surgen al inicio. ¿Crees que es buena idea poner ese horario? No. Si la mayoría de movimientos inicia después de las 10 de la mañana, puedes trabajar sin problema de las 8:30 a las 9:30. Debes saber que tu equipo, gradualmente comenzará a comprender que en ese horario no atiendes ningún asunto y que, todo lo que requieran lo pueden ver un día antes o después de las 9:30. También es importante que cumplas con el horario de inicio y con el horario de salida, sin importar cuan bien te sientas o que tengas la percepción de que ese día no avanzaste mucho, las 9:30 paras.

Familia: Decides que debes acercarte más  a tu pareja. Bueno, podrías empezar por dedicarle 20 minutos para saber cómo le fue en su día y cómo está. En ese tiempo, no darás tu opinión de lo que le pasa, sólo le escucharás. La finalidad es que tu pareja sienta que estás ahí. Esos 20 minutos (que podrían salvar tu relación), los asignarás en el momento en que tu pareja tenga más posibilidades de hablar y tú asegurarte de escuchar. Si quieres que te cuente como va su día a la hora que más trabajo tiene, te va a mandar al carajo o le vas a crear un problema. Y si mientras habla contigo, estás viendo tu celular, no será muy apropiado.

Comunidad: Se refiere a alguna actividad de tu vida social. Podría ser cada día llamar a un amigo diferente. Quizá el tiempo de la llamada se de 5 a 15 minutos. La idea es que, no importunes a tu amistad y tú, no te distraigas hasta terminar la llamada.

Tiempo para ti: Podemos pensar que decides leer más. Así que te propones leer 20 minutos cada día. Lo harás en un horario donde sabes que es poco posible que te interrumpan y en un lugar que para ti, se preste a la concentración.

Es importante que incluyas al menos una pequeña actividad de cada área al día porque lo que no estás haciendo hoy, no lo vas a hacer nunca. La estructura de razonamiento es: hoy no tengo tiempo, pero cuando cierre el mes sí o cuando termine este proyecto o cuando logre el ascenso o cuando logre esta venta, etc. Tal vez todavía no lo notas, pero la estructura es: hoy no puedo, en el futuro tal vez si pueda. El asunto con esa estructura, es que siempre pensarás igual. Y cuando llegue el futuro, pensarás igual; hoy no puedo, en el futuro tal vez si pueda. Así durante todo el tiempo.

A la hora de que asignas una actividad de cada una de estas áreas dentro de las acciones que son importantes para tu vida, pero no son urgentes, cambias la estructura de razonamiento. De tal modo, que ahora será: tengo tiempo para estar presente en las cuatro áreas de mi vida. ¿Cuándo tengo tiempo? Hoy. ¿Crees que en el futuro tendrás tiempo para cubrir las 4 áreas dentro de tu día a día? Por supuesto que sí.

A veces, los padres no pasan tiempo con sus hijos pensando que en el futuro lo harán. Luego, cuando se dan cuenta sus hijos ya son adultos y comprenden que nunca tendrán tiempo  y que necesitan hacer un espacio en su agenda a como dé lugar. Por desgracia para muchos, ya es tarde y sus hijos prefieren estar con sus amigos o realizando actividades donde no quieren a sus padres.

Una vez que has logrado integrar las primeras 4 acciones a tu día a día y que la mayoría de veces cumples con ellas; asignarás otras 4 actividades que son importantes para ti por el resultado que te darán a largo plazo y por el momento no son urgentes.

Recuerda que deben ser actividades pequeñas que no te impliquen un cambio muy drástico en tu agenda y que te den un gran beneficio a largo plazo. Pretendo que desarrolles el enfoque, la constancia y la disciplina. Así que cuando te asignes una actividad y descubras que la mayoría de días no la cumples, lo que requieres hacer es observar cuál puede ser la cuasa de que no lo hagas. Después, si lo consideras prudente, puedes asignarte una actividad de menor tiempo o menor compromiso. Insisto, se trata de tener acciones que prevalezcan a través del tiempo, no grandes acciones una vez cada año o dos años o más.

Para que este cambio de paradigma sobre tu productividad comience más rápido y tenga mayores posibilidades de éxito, te recomiendo que contrates un coach ejecutivo al menos tres meses en sesiones semanales o quincenales. Nada más te recomiendo que a través de su técnica, te ayude a establecer metas basadas en el efecto compuesto, es decir, pequeños cambios que a largo plazo, te den un gran beneficio.

Te cuidado con 3 tipos coaches:

  1. Los que te quieren decir qué tienes que hacer. El coaching es acompañamiento, si quieres alguien que te diga qué hacer, contrata un consultor o encuentra un mentor.
  2. Los que te quieren saturar de actividades para mostrarte que puedes hacer más de lo que crees. Es absurdo porque no puedes manejar todo el tiempo con el acelerador a fondo.
  3. Los que te dicen que te pongas metas muy ambiciosas a corto plazo. Casi todas las grandes metas se pueden lograr, pero pocas veces es en plazo muy cortos.

Ya para terminar, te daré un resumen de los conceptos que debes tener en cuenta:

Ley de parkinson: el trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible para que se termine

Caja de Eisenhower: Enfocar la mayor cantidad de tu tiempo en acciones importantes, pero no urgentes.

El efecto compuesto: Que esas acciones importantes y no urgentes, sean aquellas que te darán crecimiento a largo plazo.

Para aquellos que me han preguntado si puedo apoyarlos a aumentar su productividad, la respuesta es sí. Y lo hago a través de mi programa de coaching que se basa en los postulados que has escuchado en este podcast. Así que mandar ahora un whatsapp al +52 1 443 3904301, +52 1 443 390 4301

 

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Nos vemos pronto y recuerda… estás a una frase de inspirar al mundo.

Publicado en Liderazgo y Persuasión.

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